Z Excela do systemu: jak przenieść dane i nie zgubić liczb

Najpierw wyjaśnij, co jest w pliku

W jednym skoroszycie często spotykają się faktury, plan sprzedaży i ręczne korekty. Nagłówek „kwota” nie mówi, czy chodzi o wartość netto, brutto, zapłatę czy prognozę. Zapisz te definicje, walutę, okres oraz źródło każdego zestawienia. Zachowaj niezmieniony plik wejściowy, żeby później odtworzyć wynik.

Wybierz próbkę zawierającą zwykłą transakcję, korektę, płatność częściową i brak daty. Sam import pliku, który nie zawiera trudnych przypadków, niewiele mówi o gotowości procesu. Poufne dane pozostają w uzgodnionym środowisku; prezentację zaczynamy od liczb syntetycznych.

Mapa kolumn powinna rozstrzygać niejasności

Dla każdej kolumny określ pole docelowe, format i sposób obsługi pustej wartości. Numer faktury jest tekstem, a nie liczbą do sumowania. Data wystawienia nie jest terminem płatności. Znak kwoty musi oznaczać to samo w całym imporcie. Ustal klucz transakcji, zanim zaczniesz usuwać powtarzające się wiersze.

Dane z dowolnego arkusza można ocenić pod kątem migracji, ale nie każdy plik daje się przenieść bez przygotowania. Ukryte formuły, makra, scalone komórki i połączenia z innymi skoroszytami wymagają przeglądu. W iPro zakres mapowania należy potwierdzić dla używanego eksportu; nie obiecujemy automatycznego odtworzenia makr.

• Identyfikator i źródło transakcji.
• Data, termin płatności i status wykonania.
• Kwota, znak i waluta.
• Kontrahent oraz kategoria z jawną regułą dopasowania.
• Sposób obsługi braków, korekt i wyjątków.

Sprawdź cały zbiór, nie tylko pierwsze wiersze

Microsoft opisuje narzędzia Power Query do sprawdzania jakości, rozkładu i profilu kolumn. Domyślna analiza może obejmować pierwsze 1000 wierszy; można przełączyć ją na cały zbiór. To ważne, gdy błąd pojawia się dopiero w dalszej części pliku. Profilowanie nie zastępuje uzgodnienia ze źródłem.

Przykład syntetyczny: eksport ma 120 transakcji o wartości 84 500 zł. Do importu dopuszczono 118 wierszy o wartości 83 300 zł, a dwa wyjątki na 1 200 zł zatrzymano. Suma nadal wynosi 84 500 zł. Raport powinien pokazywać obie części, zamiast ukrywać odrzucone rekordy. Dla wielu walut wykonaj kontrolę każdej waluty osobno.

Źródła: Microsoft: profilowanie danych w Power Query

Jak odebrać migrację

Powtórzenie tego samego importu nie powinno tworzyć kolejnego zestawu transakcji. Przerwij próbę w połowie, ponów ją i porównaj wynik. Sprawdź użytkownika bez uprawnień oraz brak wymaganej kolumny. Błąd musi być widoczny przed wykorzystaniem danych w raporcie.

Po odbiorze zachowaj mapę kolumn, liczbę przyjętych rekordów, sumy kontrolne i listę wyjątków. Uzgodnij sposób wycofania importu oraz okres równoległego porównania ze starym arkuszem. Właściciel raportu powinien umieć pokazać, skąd wzięła się każda kluczowa liczba.